Beim POSY-OutputForum am 5. und 6. November 2025 in Hannover hat unser Kollege Marius Schultchen einen Architekturansatz vorgestellt, der das Output-Management spürbar entlastet und gleichzeitig flexibler macht: den datengetriebenen Dokumentenversand. Sein Vortrag zeigte, wie Unternehmen mit diesem Modell der wachsenden Komplexität im Dokumentenversand begegnen können.
Neue Beilagen, weitere Versandkanäle, Maklerkopien, Portale, gesetzliche Vorgaben, Produktumstellungen – all das führt in klassischen Output-Prozessen zu immer neuen technischen Umbauten im Output-Management. Kontextabhängige Logiken, NOPs, Jobanpassungen, voreingestellte Produktionsschritte und Schnittstellenanpassungen wachsen oft über Jahre zu einem komplexen Konstrukt zusammen.
Marius zeigte eindrücklich, wie sehr Fachlichkeit und Technik dabei miteinander verwoben sind und wie schwerfällig solche Systeme werden.
Kern des datengetriebenen Ansatzes ist eine einheitliche Schnittstelle, über die die Fachanwendung vollständig beschreibt, wie ein Dokument aufgebaut ist und über welche Kanäle es zugestellt werden soll. Teilgruppen wie Anschreiben, Police, AVB oder Beilagen, aber auch Druckdatenquellen und Versandwege werden fachlich modelliert.
Das Output-Management interpretiert diese strukturierten Daten ohne Jobanpassungen, NOP-Erweiterungen oder neue Sonderlogiken. Damit entsteht echte Entkopplung: Der Fachbereich gestaltet seine Geschäftsvorfälle selbst, während die Technik stabil bleibt.
Eine anschauliche Analogie aus dem Vortrag:
Klassische Output-Strecken funktionieren wie Produktionsstraßen. Sie sind effizient, aber schwer umzubauen. Die datengetriebene Architektur ähnelt eher einem 3D-Drucker: flexibel, individualisierbar, aber kombiniert mit der Effizienz von Batchverfahren.
Damit Einzeldokumentverarbeitung auch bei großen Volumina sicher bleibt, braucht es durchgängige Nachvollziehbarkeit. Der POSY-Ansatz setzt daher auf frühzeitige Registrierung der Metadaten, klar definierte Wiederaufsetzpunkte und die Möglichkeit, fehlerhafte Dokumente in Quarantäne zu setzen.
Eine warteschlangenbasierte Architektur sorgt zudem dafür, dass Lastschwankungen abgefedert, Teilausfälle kompensiert und einzelne Services unabhängig skaliert werden können.
Ein besonders eindrucksvoller Punkt im Vortrag: Durch intelligente Bulk-Bildung erreicht die Formatierung Geschwindigkeiten, die klassische Einzeldokumentverarbeitung weit übertreffen. Aus rund 850 Millisekunden pro Dokument im Einzelaufruf können im 1000er-Bulk nur etwa 40 Millisekunden werden. Unterstützt wird dies durch die Trennung von Meta- und Druckdaten sowie eine eingebettete Datenbank, die ohne Netzwerk-Overhead arbeitet.
Der POSY-DocumentWorkflow bildet diese Architektur vollständig ab. Er übernimmt die strukturierten Fachdaten, beschafft die benötigten Dokumentteile, kombiniert sie zu vollständigen Sendungen und steuert anschließend alle Versandkanäle, von Archiv über E-Mail und Portal bis hin zu Maklerkopien und physischem Druck. Fehlerhandling, Retrys, Nachverfolgung und Produktionsoptimierungen sind integraler Bestandteil der Plattform.
Der datengetriebene Dokumentenversand löst die zentrale Herausforderung moderner Output-Prozesse: Er trennt Fachlichkeit von Technik. Unternehmen gewinnen dadurch mehr Flexibilität, Stabilität und Transparenz und das Output-Management erhält wieder Raum für strategische Weiterentwicklung. Mit dem POSY-DocumentWorkflow steht dafür eine Lösung bereit, die diesen Ansatz performant, fehlertolerant und zukunftssicher realisiert.
Wie der POSY-DocumentWorkflow bei einem unserer Kunden aus der Finanzbranche zum Einsatz kommt, erfahren Sie in dem Blogartikel Aus der Praxis: Zukunftssicheres Output-Management für den Finanzsektor.