Zentrale Plattform für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen
Die Umstellung auf die E-Rechnung verlangt von Unternehmen, unterschiedliche Formate, Datenquellen und Übertragungswege zuverlässig zu beherrschen. Mit POSY erhalten Organisationen eine zentrale Plattform, um E-Rechnungen automatisch zu erstellen, anzureichern, zu versenden und revisionssicher zu archivieren – vollständig integriert in bestehende Systeme.
Was die E-Rechnungspflicht für Unternehmen bedeutet
Mit dem verpflichtenden Empfang von E-Rechnung ab 2025 und der vollständigen Umstellung aller B2B-Rechnungen bis 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 € müssen Unternehmen ihre Rechnungsprozesse schrittweise auf strukturierte, EN-16931-konforme Formate umstellen.
Während in der Übergangsphase noch unterschiedliche Formate und Übermittlungswege zulässig sind, entscheidet der Empfänger künftig selbst, ob er etwa XRechnung, ZUGFeRD oder andere zulässige Formate wie beispielsweise Peppol BIS oder Factur-X erhalten möchte. Gleichzeitig bestehen keine Vorgaben für den Übertragungskanal – vom E-Mail-Versand über Portallösungen bis hin zum Peppol-Netzwerk ist alles möglich.
Diese Vielfalt an Formaten, Datenquellen und Versandwegen macht die automatisierte Erstellung, Anreicherung und Auslieferung von E-Rechnungen technisch anspruchsvoll. Ohne ein zentrales, integriertes System steigt der Aufwand für Unternehmen und führt zu Medienbrüchen, Fehleranfälligkeit und hohem Pflegeaufwand in den Fachbereichen.
Unsere Lösung: E-Rechnungen nahtlos mit POSY erzeugen, versenden und archivieren
Mit dem POSY-DocumentWorkflow erhalten Unternehmen eine umfassende Lösung, die alle Anforderungen rund um die E-Rechnung abdeckt. Unser System unterstützt sowohl die Erstellung als auch den Versand EN-16931-konformer Rechnungen – vollständig integriert in bestehende Systeme und Prozesse.
- Automatische Erstellung gültiger E-Rechnungen
Der POSY-DocumentWorkflow verarbeitet Daten aus beliebigen Vorsystemen (z. B. SAP, Fachverfahren, Legacy-Systeme) in Formaten wie XML, CSV oder Excel und transformiert sie in das jeweils benötigte Zielformat (XRechnung, ZUGFeRD und weitere zulässige EN-16931-Profile). Natürlich können auch bereits fertige E-Rechnungen übergeben werden. Bei Bedarf werden fehlende Informationen automatisch ergänzt, etwa aus Datenbanken oder durch Recherche von Empfängerinformationen. - Flexibler, sicherer und nachvollziehbarer Versand
Der Versand erfolgt transaktional und über genau die Kanäle, die Ihre Empfänger vorgeben: E-Mail, Peppol, E-Rechnungsportale, E-Mail-Gateways oder Dritt-Provider. Mit Wiederholungsmechanismus, Fehlerbehandlung und vollständiger Nachvollziehbarkeit bei Nutzung von POSY-Monitoring stellt POSY-DocumentWorkflow sicher, dass jede Rechnung korrekt zugestellt wird. - Rechtskonforme Archivierung & Rückmeldungen
Der POSY-DocumentWorkflow ist erweiterbar mit weiteren Modulen der POSY-OutputFactory, beispielsweise für ein revisionssicheres Archiv sowie automatische Versand- und Statusmeldungen an Fachbereiche oder Bestandssysteme. - Auswertung und Revisionierung
Die POSY-OutputFactory kann außerdem als zentraler Sammelort für alle E-Debitorenrechnungen im Unternehmen dienen, was umfangreiche Auswertungen des gesamten Bestands ermöglicht. Dabei können die Module POSY-Accounting und POSY-LongTermStorage-Reporting wichtige Unterstützung bei Revisionen leisten und wertvolle Insights bieten.
Unterstützung auch für den Rechnungsempfang
Neben der Erstellung und dem Versand unterstützt die POSY-OutputFactory selbstverständlich auch den Empfang von E-Rechnungen. Eingangsrechnungen, beispielsweise über das Peppol-Netzwerk, können über standardisierte Schnittstellen wie REST-APIs oder Datei-/Nachrichtenübergaben (z. B. XML/JSON) automatisiert an vorhandene Buchhaltungs- oder ERP-Systeme übergeben werden.
Damit fügt sich POSY nahtlos in bestehende Prozesse ein, ohne umfangreiche Änderungen an der bestehenden Rechnungsverarbeitung vornehmen zu müssen.
Fazit
Mit POSY lassen sich E-Rechnungen zentral erzeugen, anreichern, versenden und auf Wunsch auch empfangen. Mit POSY digitalisieren Unternehmen ihre gesamte Rechnungsabwicklung von der Erstellung über den Versand bis zum Empfang – gesetzeskonform, automatisiert und ohne Anpassungen an den bestehenden Systemen.
Jetzt E-Rechnungspflicht sicher umsetzen – wir beraten Sie individuell.
Weitere Informationen
E-Rechnungen sind strukturierte, maschinenlesbare Datensätze, die alle Rechnungsinformationen in klar definierten Feldern enthalten. Dadurch können Rechnungen automatisiert verarbeitet, geprüft und gebucht werden – ohne manuelles Abtippen oder Medienbrüche. Unternehmen profitieren von deutlich zuverlässigeren Abläufen, weniger Fehlern und einer schnelleren, nachvollziehbaren Prüfung von Eingangsrechnungen, weil alle relevanten Daten bereits korrekt strukturiert vorliegen.
Gleichzeitig schafft die E-Rechnung wichtige Grundlagen für Steuertransparenz und Compliance. Die klare und einheitliche Datenstruktur erleichtert künftig die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug, da Transaktionen besser nachvollziehbar werden und automatisierte Plausibilitätsprüfungen möglich sind. Für Unternehmen bedeutet das mehr Sicherheit in den eigenen Prozessen und eine bessere Vorbereitung auf kommende Anforderungen der Finanzverwaltung – ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Seit dem 01.01.2025 müssen alle inländischen Unternehmer – einschließlich Freiberufler und Kleinunternehmer – in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Bereits seit 2020 besteht für Lieferanten des Bundes die Pflicht, Rechnungen an Bundesbehörden elektronisch in strukturierter Form zu stellen, sodass insbesondere Unternehmen mit öffentlichem Kundenkreis früh betroffen waren.
Mit der Reform des § 14 UStG wird die E-Rechnung schrittweise zum Standard für sämtliche inländischen B2B-Umsätze: Ab sind Papier- oder reine PDF-Rechnungen nicht mehr zulässig (außer in gesetzlich definierten Ausnahmefällen). In der Übergangszeit gilt: Bis Ende 2026 können alle Unternehmen weiterhin Papierrechnungen ausstellen – allerdings nur, wenn der Empfänger zustimmt; im Jahr 2027 gilt diese Möglichkeit nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €. Die künftig einzig gültige elektronische Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument gemäß EN 16931. In Deutschland sind vor allem XRechnung sowie ZUGFeRD ≥ 2.0.1 im Profil „EN 16931“ zulässig.
Die EN 16931 selbst definiert kein einzelnes Dateiformat, sondern ein europaweit einheitliches semantisches Datenmodell, das sicherstellt, dass Rechnungen automatisch verarbeitet, geprüft und zwischen allen EU-Mitgliedstaaten interoperabel ausgetauscht werden können. Technisch erlaubt sind verschiedene Übertragungswege – von E-Mail über API-Schnittstellen bis hin zu Portalen oder gemeinsamer Speicherorte. Gesetzlich vorgeschrieben ist kein spezifischer Kanal; der Versandweg ist weiterhin eine Vereinbarung zwischen Sender und Empfänger.
Peppol ist ein europaweit standardisiertes, sicheres Netzwerk für den Austausch elektronischer Dokumente. Es ermöglicht den einheitlichen Versand und Empfang von E-Rechnungen ohne individuelle Punkt-zu-Punkt-Schnittstellen. Für Unternehmen, die bereits mehrere Kanäle betreiben (EDI, Portale, proprietäre APIs), bedeutet PEPPOL jedoch einen zusätzlichen Kommunikationskanal, der technisch integriert, überwacht und gepflegt werden muss.