POSY | DocumentWorkflow
Der POSY-DocumentWorkflow ist die smarte Lösung für ein modernes, dokumentenbasiertes Workflow-Management. Während klassische Jobsteuerungssysteme wie der POSY-Workflow ganze Verarbeitungsjobs im Blick haben, setzt der POSY-DocumentWorkflow gezielt auf die individuelle Steuerung einzelner Dokumente. Das macht ihn besonders wertvoll für den Versand und die Überwachung in elektronischen Kanälen, wo oft eine atomare Verarbeitung für jedes einzelne Dokument gefragt ist.
Mit seiner leistungsstarken Architektur und durchdachten Funktionen bietet der POSY-DocumentWorkflow alles, was Sie für eine effiziente und transparente Dokumentenverarbeitung benötigen:
Nahtlose Integration: Eine benutzerfreundliche Oberfläche direkt im POSY-Workplace ermöglicht die Konfiguration, Überwachung und Bearbeitung von Dokumentenprozessen.
Intelligentes Fehlerhandling: Dokumente, die z. B. wegen falscher E-Mail-Adressen oder Serverausfällen nicht verarbeitet wurden, können gezielt korrigiert und erneut bzw. alternativ als physisches Dokument versendet werden.
Flexibel & erweiterbar: Dank der leistungsstarken Plugin-Architektur lassen sich individuelle Systeme und Versandwege unkompliziert anbinden – für maximale Anpassungsfähigkeit.
Visuelle Prozessgestaltung: Die serverseitige Workflow-Engine erlaubt die grafische Modellierung und Ausführung komplexer Abläufe – transparent und effizient.
- Unterstützt vielfältige Eingabeformate: Von strukturierten Nettodaten bis hin zu gängigen Druckformaten wie PDF oder AFP können unterschiedlichste Formate flexibel in den POSY-DocumentWorkflow integriert werden.
Volle Prozess- und Kostentransparenz: Über die Schnittstelle zu POSY-Monitoring behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Prozesse und können sofort reagieren. Durch die Anbindung an POSY-Accounting kommt Kostentransparenz hinzu: Jeder Verarbeitungsschritt ist flexibel mandanten-, debitoren- oder kostenstellenbezogen abrechenbar.
Leistungsmerkmale
Jeder Verarbeitungsschritt ist für jedes einzelne Dokument atomar. Das bedeutet, dass bei einem Fehler nur das betroffene Dokument erneut verarbeitet werden muss, nicht der gesamte Job. Dies unterscheidet sich von klassischen Jobsteuerungssystemen, bei denen im Fehlerfall alle Dokumente eines Jobs erneut verarbeitet werden müssen.
Über eine Plugin-Architektur können beliebige externe Systeme angebunden werden. So lassen sich z. B. eigene Versandlösungen, Archive oder Portale nahtlos integrieren, ohne die Vorteile der standardisierten Überwachung zu verlieren.
Dokumente, die nicht erfolgreich verarbeitet wurden, landen im Fehlerpool. Dort können sie gezielt recherchiert, analysiert und mit individuellen Aktionen weiterverarbeitet werden (z. B. Versandweg ändern, erneut versenden).
Dokumente, die von Beginn an oder aufgrund von Fehlermeldungen (z. B. falsche E-Mail-Adressen) physisch versendet werden müssen, werden automatisch in den POSY-DocumentPool überführt und von dort in die physische Produktion weitergeleitet.
Der POSY-DocumentWorkflow unterstützt zahlreiche elektronische und physische Versandkanäle. Neben „klassischen“ digitalen Kanälen wie E-Mail, Fax, De-Mail, Portalen, SMS und E-POSTBRIEF unterstützt die Plattform moderne Kommunikationswege wie eBO (elektronisches Behördenpostfach), ELAINE, BiPRO-Schnittstellen, diverse Archivsysteme, den zuverlässigen Nachrichtenaustausch über MQ, elektronische Rechnungserstellung und vieles mehr.
Dadurch lassen sich digitale Versandarten passgenau einsetzen und kontinuierlich weiterentwickeln.
Ein besonderes Alleinstellungsmerkmal des POSY-DocumentWorkflows ist die durchgängige Transparenz – nicht nur in der Prozessüberwachung durch POSY-Monitoring, sondern auch in der Kostenkontrolle.
Über die Anbindung an POSY-Accounting lassen sich sämtliche Verarbeitungsschritte flexibel Mandanten, Debitoren oder Kostenstellen zuordnen und direkt abrechnen. Damit wird jede erbrachte Leistung im digitalen Versand nachvollziehbar und verursachungsgerecht verrechnet.
Gleichzeitig sind alle Verarbeitungsschritte lückenlos dokumentiert. Dies schafft nicht nur eine hohe Nachvollziehbarkeit für interne Auswertungen, sondern erfüllt auch zentrale Compliance-Anforderungen. Die Kombination aus operativer Prozesssicherheit und finanzieller Transparenz macht den POSY-DocumentWorkflow zu einer einzigartigen Lösung, die weit über klassische Workflow-Systeme hinausgeht.
Die Lösung unterstützt die Zuweisung von Dokumenten zu Mandanten und bietet umfangreiche Zähl- und Statistikfunktionen für die Auswertung von Verarbeitungsmengen.
Aus der Praxis
Wie der POSY-DocumentWorkflow in der Praxis echten Mehrwert schafft, zeigen wir am Beispiel eines großen Kunden aus dem Finanzsektor. Dort haben wir die Lösung erfolgreich integriert und damit eine Grundlage für effiziente, transparente und zukunftssichere Dokumentenprozesse geschaffen – von der flexiblen Verarbeitung über die revisionssichere Nachvollziehbarkeit bis hin zur Kostenkontrolle. Zum Blogartikel.