2019 stand unser Kunde, ein führender Versicherungskonzern, vor einer wichtigen Weichenstellung: Die bestehende, COBOL-basierte Output-Lösung war zwar zuverlässig, konnte aber den steigenden Anforderungen an Effizienz und digitale Kommunikation nicht mehr gerecht werden. Mit über 50 Millionen physischen Sendungen pro Jahr war klar – hier musste ein zukunftsfähiges Fundament geschaffen werden.
Die alte Systemarchitektur stieß zunehmend an ihre Grenzen. Der Versand war stark auf physische Prozesse ausgerichtet, digitale Kanäle waren nur teilweise integriert. Gleichzeitig wuchs der Druck, Kosten zu senken, Abläufe zu verschlanken und regulatorische Anforderungen einzuhalten. Der Konzern brauchte eine Lösung, die traditionelle Versandwege modernisiert und digitale Kanäle konsequent mitdenkt. Künftig sollten deshalb der physische Versand und die Vielzahl elektronischer Versandarten an einer zentralen Stelle – im Output-Management – gebündelt und gesteuert werden.
Mit der Migration auf unsere Java-basierte POSY-OutputFactory erhielt das Unternehmen eine leistungsstarke Plattform, die physische und digitale Versandprozesse vereint. Herzstück ist dabei der POSY-DocumentWorkflow, der sämtliche Dokumente auf Einzeldokumentenebene hochperformant verarbeitet und die weitere Verarbeitung im Output-Management steuert.
Für den physischen Versand ist das Modul POSY-ProductionManagement im Einsatz: Dieses überwacht und steuert die gesamte physische Dokumentenproduktion – von der Auftragserstellung über die Eingriffe im Druckzentrum bis zur Steuerung der angebundenen Druck- und Kuvertieranlagen. Da der Kunde diese Produktionsschritte selbst im Haus durchführt, macht die Transparenz und Sicherheit dieses Moduls besonders wertvoll.
Darüber hinaus bietet die Lösung weitere zentrale Funktionen, die den Betrieb nachhaltig vereinfachen: etwa die Transformation von AFP-Dokumenten in PDF/A-Formate, die elektronische Freimachung und Abwicklung über verschiedene Postdienstleister mit POSY-DispatchManagement sowie präzise Kostenkontrolle und Nachvollziehbarkeit durch POSY-Accounting und POSY-Reporting. Von ihrem Arbeitsplatz aus können die Mitarbeiter außerdem Dokumente via POSY-OfficeConnect nahtlos in die zentrale Versandlogik übergeben. So entsteht eine modulare Gesamtlösung, die Effizienzgewinne mit Zukunftssicherheit verbindet.
Die SET GmbH und unsere Tochterfirma MDS GmbH übernahmen die Umsetzung von der Systemplanung über die Installation bis zur Schulung der Mitarbeitenden. Seit dem Go-Live begleiten wir den Betrieb mit Wartung, Support und kontinuierlicher Weiterentwicklung.
Im Zuge der Einführung wurden hunderte einzelne Batchverarbeitungen konsolidiert und dedupliziert, wodurch sich sowohl der Betrieb als auch die Wartung erheblich vereinfacht haben.
Ein eindrucksvolles Beispiel: 2023 wurde die Lösung als zentrales Versand- und Empfangsmodul für die Anbindung an das elektronische Bürger- und Organisationspostfach (eBO) eingesetzt. Damit folgt der Konzern einem Ansatz, den Vordenker der Branche schon seit Jahren propagieren: Output und Input zusammenzuführen, um Kommunikation kanalübergreifend als Ganzes zu steuern. Während in vielen Unternehmen die Abteilungen für Eingangs- und Ausgangsprozesse noch strikt getrennt arbeiten, werden bei diesem Kunden sämtliche Kommunikationsflüsse über dieselbe Datendrehscheibe – den POSY-DocumentWorkflow – abgewickelt.
Die POSY-OutputFactory hat nicht nur die Effizienz im Versandprozess spürbar gesteigert, sondern vor allem den Weg für die digitale Transformation geebnet. Heute profitiert der Konzern von einer Plattform, die physische und digitale Versandwege in einer Lösung abbildet, modular und skalierbar aufgebaut ist, und neue Anforderungen flexibel unterstützt.
