POSY | DocumentPool

Der POSY-DocumentPool bildet das zentrale Eingangstor für Dokumente in die POSY-OutputFactory.

Im POSY-DocumentPool werden Dokumente gesammelt und anwendungsübergreifend in die jeweilig notwendigen Optimierungen zum Versand über einen designierten Ausgangskanal übergeben. Damit ist der POSY-DocumentPool das zentrale System für die Aufteilung von Multichannel-Versand.

Dokumente können dabei über POSY-ConnectManagement aus anderen Unternehmen, zentralen Fachanwendungen oder dezentral von Sachbearbeitern in den POSY-DocumentPool eingestellt und abgerufen werden. Durch den zentralen POSY-DocumentPool ist zusätzlich eine anwendungsübergreifende Bündelung von einzelnen Dokumenten oder auch von Dokumenten-Bestandteilen möglich. Ebenso können Versandtermine für bestimme Dokumente pro Mandant realisiert werden, wie zum Beispiel beim Agenturversand.

Der POSY-DocumentPool bietet eine optimale Möglichkeit, die Verarbeitung von elektronischen sowie physischen Sendungen vereinheitlicht und transparent in einem System zu verwalten. Eine Rechercheoberfläche bietet weiterhin die Möglichkeit, nach Einzeldokumenten und Aufträgen im System zu suchen und deren Metadaten einzusehen. Durch diverse Filtermöglichkeiten kann die Auswahl der angezeigten Dokumente individuell bestimmt werden. Darüber hinaus können die entsprechenden Metadaten, die zu jedem Dokument vorhanden sind, angezeigt werden. Eine optionale Erweiterung durch einen Viewer ermöglicht die schnelle Anzeige der gefilterten Dokumente direkt in der Rechercheoberfläche. Dies ermöglicht insbesondere bei Fragen von Auftraggebern oder Kundenbeschwerden eine ausführliche Informationsbasis, um die Servicequalität zu erhöhen.

Zentrales Eingangstor in die POSY-OutputFactory

Der POSY-DocumentPool ist das zentrale Eingangstor in die POSY-OutputFactory, ob die Dokumente nun aus Fachanwendungen, als Individualdokument vom Sachbearbeiter oder aus einem anderen POSY-System kommen, alle werden als erstes im POSY-DocumentPool gesammelt.

Sammlung und Bündelung von Dokumenten

Erst die Sammlung von einzelnen Dokumenten sowie kleinen und großen Jobs, eröffnet die Potentiale zur Optimierung. Das Bündeln reduziert die Anzahl der Jobs und erhöht die enthaltene Dokumentenmenge. So lassen sich aus Einzelblatt- z. B. Rollenverarbeitungen erzeugen, welche sich durch eine höhere Wirtschaftlichkeit auszeichnen.

Flexibler Abruf nach frei wählbaren Kriterien

Für den produktionsoptimierten Abruf stehen frei definierbare Kriterien zur Verfügung. Die Kriterien können Mengen, Zeitpunkte, Werte, Ordnungsbegriffe, Inhalte aus Variablen und viele weitere sein. Je nachdem welche Angaben für Ihre Produktionsoptimierung relevant sind.

Reduzierung von Rüstzeiten in der Produktion durch Zusammenfassen bestimmter Verarbeitungen

Durch den produktionsoptimierten Abruf aus dem POSY-DocumentPool (bspw. Alle mit gleichen Papier und Kuvert) können kleinere Jobs gemeinsam abgerufen und verarbeitet werden. Dies führt zu einer Reduzierung der Aufwände. Sind die passenden Mengen erreicht um eine ganze Rolle zu produzieren, kann der Abruf automatisiert erfolgen.

Sendungs- und Auftragsrecherche

Selbstverständlich ist es wichtig zu wissen welche Dokumente, Sendungen und Aufträge sich im POSY-DocumentPool befinden. Über die Sendungs- und Auftragsrecherche lassen sich alle Dokumente auffinden und mit ihrem jeweiligen Status und Statusänderungen anzeigen.

Vorteile & Nutzen

Durch die Bündelung kleiner Druckjobs und die Optimierung der Verarbeitungsmengen wird die Produktion effizienter gestaltet, und durch das Erreichen von Mindestmengen für Portorabatte werden Kosten reduziert. Die manuellen Aufwände in Druck und Versand werden durch die Bündelung und Automatisierung deutlich gesenkt. Durch die Bündelung wird die Anzahl der zu verarbeitenden Jobs reduziert und dadurch die Rüstzeiten in der Produktion vermindert. Dezentrale Dokumente können zentral verarbeitet werden – dadurch lassen sich Kosten einsparen, und die Kommunikation wird transparent.