Barrierefreie digitale Dokumente

Unsere Lösungen und Beratungsleistungen stellen sicher, dass Ihre Transaktionsdokumente im AFP- oder PDF-Format sowie aus Archiven den gesetzlichen Anforderungen an die Barrierefreiheit entsprechen. 

Rechtliche Rahmenbedingungen und Auswirkungen auf die Barrierefreiheit digitaler Dokumente

Ab dem 28. Juni 2025 müssen alle Produkte und Dienstleistungen, die im Rahmen des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) bzw. der dazugehörigen Verordnung im Detail definiert werden, barrierefrei sein. Unternehmen mit hohem Versandvolumen digitaler Dokumente müssen sicherstellen, dass diese für sehbehinderte Menschen zugänglich sind, andernfalls drohen Bußgelder.

Die Regelungen gelten sowohl für neu erstellte Dokumente als auch für Dokumente aus Archivdaten, was insbesondere für Unternehmen mit hohem Versandvolumen einen erheblichen Umstellungsaufwand bedeutet.

Eine barrierefreie Zustellung muss spätestens dann erfolgen, wenn ein Empfänger von Dokumenten eine barrierefreie Zustellung verlangt. Es ist aber auch möglich, Dokumente generell an alle Empfänger barrierefrei zu versenden. Wenn Dokumente Probleme mit der Barrierefreiheit aufweisen, muss mit Änderungsaufforderungen gerechnet werden.

Ein positiver Nebeneffekt der Umsetzung barrierefreier PDF-Dokumente ist, dass diese Dokumente auf mobilen Endgeräten responsiv dargestellt werden.

Was ist bei digitalen Dokumenten für sehbehinderte Menschen zu beachten?

Bei digitalen Dokumenten wie Rechnungen muss sichergestellt werden, dass die Inhalte für sehbehinderte Menschen von einem Screenreader korrekt wiedergegeben werden. Dazu müssen die Inhalte durch Tagging strukturiert werden, um Überschriften, Aufzählungen, Tabellen und die Lesereihenfolge festzulegen. Die Kennzeichnung als PDF/UA signalisiert vollständige Barrierefreiheit und Einhaltung aller relevanten Richtlinien.

Viele Tools bieten automatische, KI-gestützte Tagging an, das jedoch oft fehlerhaft ist. Eine manuelle Überprüfung ist daher unumgänglich, um sicherzustellen, dass alle Inhalte korrekt dargestellt werden.

Um große Dokumentenmengen barrierefrei in ein Kundenpostfach übermitteln zu können, bedarf es zuverlässiger und stabiler Prozesse, die eine korrekte barrierefreie Aufbereitung gewährleisten.

Eine zentrale Aufgabe ist die Umwandlung verschiedener Druckformate wie AFP in ein PDF/UA-konformes PDF. Werden Dokumente direkt aus externen Datenquellen empfangen, müssen die empfangenen Dokumente auf die Einhaltung des PDF/UA-Standards geprüft werden. Es ist daher notwendig, eine entsprechende Prüfung in die bestehende Softwarelandschaft zu integrieren.

POSY für barrierefreie digitale Dokumente

Unsere Lösung bietet umfassende Unterstützung bei der Sicherstellung der Barrierefreiheit digitaler Dokumente. Mit der Komponente POSY-Preflight können Sie auf einfache Weise prüfen, ob Ihre Dokumente PDF/UA-konform sind und den WCAG-Richtlinien sowie weiteren Prüfkriterien entsprechen.

Das POSY-TransformationManagement ermöglicht die Transformation von PDF- und AFP-Dokumenten nach PDF/UA anhand konfigurierbarer Regelwerke. Dabei werden umfangreiche Funktionen wie mehrseitige Tabellen und dynamische Layouts für Dokumente mit modular zusammengesetzten Inhalten unterstützt. So kann z. B. dasselbe Regelwerk für Rechnungen mit einer Rechnungsposition auf einer Seite und für mehrseitige Rechnungen mit zahlreichen Rechnungspositionen verwendet werden.

In unserer POSY-OutputFactory haben wir zusammen mit unserem Technologiepartner TargetStream eine Lösung zur Konvertierung von Dokumentenformaten integriert, die in den USA bereits seit mehr als 10 Jahren bei Großkunden wie der Bank of America im Einsatz ist. Auf dieser stabilen technologischen Basis ist eine Möglichkeit entstanden, aus Quellformaten wie PDF oder AFP PDF/UA-Dateien zu erzeugen.

Konfigurationsschablone als Vorlage für die korrekte Wiedergabe von Texten

Die Konvertierung von nicht barrierefreien Dokumenten in PDF/UA-konforme Dokumente kann über eine grafische Oberfläche konfiguriert werden. Dabei wird ein Regelwerk erstellt, das festlegt, wie die Strukturinformationen für eine Datei angereichert werden sollen. Intelligente Werkzeuge und die Anzeige der Ausgabe in Echtzeit unterstützen die Erstellung dieses Regelwerks.

Ein initiales Regelwerk kann automatisch generiert und später manuell angepasst werden. Ziel ist es, ein breites Spektrum an Dokumenttypen abzudecken. In der Produktion wird das Regelwerk angewendet, um die entsprechenden Strukturinformationen zu hinterlegen und eine PDF/UA-konforme Ausgabe zu erzeugen. Sollte die Ausgabe nicht den Vorstellungen entsprechen, kann das Regelwerk jederzeit angepasst werden, um optimale Barrierefreiheit zu ermöglichen.

POSY-Preflight und POSY-TransformationManagement sind direkt in die POSY-OutputFactory integriert und ermöglichen einen kontrollierten und stabilen Ablauf der Verarbeitung.

Wir unterstützen Sie bei der Einführung von barrierefreien Dokumenten mit unseren Dienstleistungen

Beratung: Wir stehen Ihnen zur Seite, um Ihre spezifischen Anforderungen zu analysieren und maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln.

Proof-Of-Concepts: Wir prüfen die Machbarkeit der Konvertierung von AFP- und PDF-Dokumenten in PDF/UA.

Umsetzung: Wir implementieren Konvertierungsregelwerke für AFP- und PDF-Dokumente nach PDF/UA.