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Barrierefreie digitale Dokumente

Unsere Lösungen und Beratungsleistungen stellen sicher, dass Ihre Transaktionsdokumente im AFP- oder PDF-Format sowie aus Archiven den gesetzlichen Anforderungen an die Barrierefreiheit entsprechen. 

Rechtliche Rahmenbedingungen und Auswirkungen auf die Barrierefreiheit digitaler Dokumente

Im Juli 2021 wurde der European Accessibility Act (EAA) durch das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) in nationales Recht umgesetzt. Am 15. Juni 2022 folgte die Verordnung zum Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSGV), die detaillierte Anforderungen an die Barrierefreiheit digitaler Produkte und Dienstleistungen festlegt. Betroffen sind alle Produkte und Dienstleistungen, die nach dem 28. Juni 2025 in Verkehr gebracht oder gegenüber Verbrauchern erbracht werden. 

Dabei spielt die Einhaltung der vom W3C (World Wide Web Consortium) herausgegebenen WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) eine zentrale Rolle. Ziel der WCAG ist es, Webinhalte für alle Menschen, auch für Menschen mit Behinderungen, zugänglich zu machen.

Ein wesentlicher Bestandteil dieser Regeln ist die Barrierefreiheit digitaler Dokumente. Dies gilt sowohl für neu erstellte Dokumente als auch für Dokumente aus Archivdaten, was insbesondere für Unternehmen mit hohem Versandvolumen einen erheblichen Umstellungsaufwand bedeutet.

Eine barrierefreie Zustellung muss immer dann erfolgen, wenn ein Empfänger von Dokumenten eine barrierefreie Zustellung verlangt. Es ist aber auch möglich, Dokumente generell an alle Empfänger barrierefrei zu versenden. Bei Nichteinhaltung der Vorschriften drohen neben einem Imageverlust auch Bußgelder. Wenn Dokumente Probleme mit der Barrierefreiheit aufweisen, muss mit Änderungsaufforderungen gerechnet werden, um im Nachhinein eine adäquate barrierefreie Umsetzung zu gewährleisten.

Ein positiver Nebeneffekt der Umsetzung barrierefreier PDF-Dokumente ist, dass diese Dokumente auf mobilen Endgeräten responsiv dargestellt werden.

Was ist bei digitalen Dokumenten für sehbehinderte Menschen zu beachten?

Bei digitalen Dokumenten wie Rechnungen oder Bescheiden muss sichergestellt werden, dass die Inhalte für sehbehinderte Menschen von einem Screenreader korrekt wiedergegeben werden. Dazu müssen die Inhalte mit umfangreichen Strukturinformationen durch sogenanntes Tagging versehen werden. Dieses Tagging legt neben einer allgemeinen Struktur zur Navigation durch das Dokument u. a. fest, welche Inhalte in welcher Form für den Leser wiedergegeben werden, z. B. Überschriften, Aufzählungen, Tabellen und die Lesereihenfolge. Die Kennzeichnung einer Datei als PDF/UA signalisiert, dass die Datei vollständig für die Barrierefreiheit aufbereitet ist und alle relevanten Richtlinien und Vorgaben dafür eingehalten wurden.

Viele Tools bieten eine automatische, KI-gestützte Auszeichnung von Inhalten in Dokumenten an, die jedoch häufig fehlerhaft ist, da irrelevante Elemente wiedergegeben, relevante Elemente ausgelassen oder hinterlegte Strukturinformationen fehlerhaft sind. Bei Tabellen kann dies bedeuten, dass Spalten- und Zeilenüberschriften falsch zugeordnet sind oder eine Tabelle, die spaltenweise von oben nach unten gelesen werden sollte, stattdessen zeilenweise von links nach rechts gelesen wird. Eine manuelle Überprüfung des barrierefrei aufbereiteten Ergebnisses ist daher unumgänglich.

Wie können barrierefreie Dokumente erstellt werden?

Um große Dokumentenmengen barrierefrei in ein Kundenpostfach übermitteln zu können, bedarf es zuverlässiger und stabiler Prozesse, die eine korrekte barrierefreie Aufbereitung gewährleisten.

Eine zentrale Aufgabe ist die Umwandlung verschiedener Druckformate wie AFP in ein PDF/UA-konformes PDF.

Werden Dokumente direkt aus externen Datenquellen empfangen, müssen die empfangenen Dokumente auf die Einhaltung des PDF/UA-Standards geprüft werden. Es ist daher notwendig, eine entsprechende Prüfung in die bestehende Softwarelandschaft zu integrieren.

POSY für barrierefreie digitale Dokumente

Unsere Lösung bietet umfassende Unterstützung bei der Sicherstellung der Barrierefreiheit digitaler Dokumente. Mit der Komponente POSY-Preflight können Sie auf einfache Weise prüfen, ob Ihre Dokumente PDF/UA-konform sind und den WCAG-Richtlinien sowie weiteren Prüfkriterien entsprechen.

Das POSY-TransformationManagement ermöglicht die Transformation von PDF- und AFP-Dokumenten nach PDF/UA anhand konfigurierbarer Regelwerke. Dabei werden umfangreiche Funktionen wie mehrseitige Tabellen und dynamische Layouts für Dokumente mit modular zusammengesetzten Inhalten unterstützt. So kann z. B. dasselbe Regelwerk für Rechnungen mit einer Rechnungsposition auf einer Seite und für mehrseitige Rechnungen mit zahlreichen Rechnungspositionen verwendet werden.

In unserer POSY-OutputFactory haben wir zusammen mit unserem Technologiepartner TargetStream eine Lösung zur Konvertierung von Dokumentenformaten integriert, die in den USA bereits seit mehr als 10 Jahren bei Großkunden wie der Bank of America im Einsatz ist. Auf dieser stabilen technologischen Basis ist eine Möglichkeit entstanden, aus Quellformaten wie PDF oder AFP PDF/UA-Dateien zu erzeugen.

Konfigurationsschablone als Vorlage für die korrekte Wiedergabe von Texten

Die Konvertierung von nicht barrierefreien Dokumenten in PDF/UA-konforme Dokumente kann über eine grafische Oberfläche konfiguriert werden. Dabei wird ein Regelwerk erstellt, das festlegt, wie die Strukturinformationen für eine eingegebene Datei angereichert werden sollen. Die Erstellung dieses Regelwerks wird durch intelligente Werkzeuge sowie durch die Anzeige der Ausgabe in Echtzeit unterstützt.

Ein initiales Regelwerk für das Tagging des Dokuments kann auf Wunsch automatisch generiert und später im Detail manuell angepasst werden.

Ziel des Regelwerks ist es, ein breites Spektrum an Dokumenttypen abzudecken. In der Produktion wird das Regelwerk auf eingehende Dokumente angewendet, um die entsprechenden Strukturinformationen zu hinterlegen und eine barrierefreie und PDF/UA-konforme Ausgabe zu erzeugen.

Sollte eine Ausgabe nicht ganz den Vorstellungen entsprechen, kann das Regelwerk jederzeit angepasst werden, um eine optimale Barrierefreiheit bis ins kleinste Detail zu ermöglichen.

Selbstverständlich sind POSY-Preflight und POSY-TransformationManagement direkt in die POSY-OutputFactory integriert und ermöglichen einen kontrollierten und stabilen Ablauf der Verarbeitung.

Wir unterstützen Sie bei der Einführung von barrierefreien Dokumenten mit unseren Dienstleistungen

Beratung: Wir stehen Ihnen zur Seite, um Ihre spezifischen Anforderungen zu analysieren und maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln.

Proof-Of-Concepts: Wir prüfen die Machbarkeit der Konvertierung von AFP- und PDF-Dokumenten in PDF/UA.

Umsetzung: Wir implementieren Konvertierungsregelwerke für AFP- und PDF-Dokumente nach PDF/UA.

Ihre Vorteile als Anwender

Nahtlose Integration

... in bestehende Arbeitsabläufe.

Produktionserprobte Lösung

Seit über 10 Jahren in den USA im Einsatz.

Konzipiert für den Transaktionsdruck

Stabil, konsistent und performant!

Unterstützung umfangreicher Funktion

... wie mehrseitigen Tabellen und dynamische Layout.

Barrierefreiheit auch für archivierte AFP- und PDF-Dokumente

... sowie Dokumente aus Legacy-Anwendungen.

Schnelle, einfache Erstellung und Anpassung von Konfigurationen

... durch grafische Oberfläche und Assistenten.

POSY-TransformationManagement und StreamEDS

Durch die Symbiose von POSY-TransformationManagement und StreamEDS unseres Partners Target Stream Technologies Inc. ist nicht nur die PDF/UA-konforme Transformation sondern auch die Konsistenz und Korrektheit jederzeit gesichert. Die bestehenden Verarbeitungen bleiben stabil, da die Transformation nur dort stattfindet, wo sie auch benötigt wird.

 

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Was sind die gesetzlichen Anforderungen?

Mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) wurde im Juli 2021 der European Accessibility Act (EAA) ins nationale Recht überführt. Die Verordnung zum Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSGV) wurde am 15.06.2022 verabschiedet und definiert Barrierefreiheitsanforderungen für Produkte und Dienstleistungen, die nach dem 28.06.2025 in den Verkehr gebracht bzw. für Verbraucherinnen und Verbraucher erbracht werden. Dies umfasst u.a. den gesamten Online-Handel, Hardware, Software, aber auch überregionalen Personenverkehr oder Bankdienstleistungen. Dazu gehört, dass auch digitale Dokumente barrierefrei sein müssen, sowohl für neu erstellte Dokumente als auch für Dokumente aus Archivdaten.

Ist eine gleichzeitige PDF/A- und PDF/UA-Konformität möglich?

Ja, das ist technisch möglich, wenn man einen PDF/A-Standard verwendet, der PDF 1.7 erlaubt. Die Inhalte eines barrierefreien Dokuments stellen keinen Konflikt mit dem PDF/A-Standard dar. Schwieriger ist es, eine PDF/A konforme Datei als PDF/UA konform zu markieren. In den Metadaten muss dafür ein Vermerk eingefügt werden, was der PDF/A-Standard nur in bestimmten Fällen erlaubt. 

Der PDF/A-Standard kennt den PDF/UA-Standard nicht. Da der PDF/A-Standard nur bestimmte Inhalte in den Metadaten erlaubt, muss man zusätzlich zur Hinterlegung der PDF/UA-Markierung in den Metadaten auch noch beschreiben, wie diese Hinterlegung zu verstehen ist.

Dies geschieht durch eine Beschreibung des Schema für die PDF/UA-Markierung. Diese Beschreibung wird ebenfalls Teil der Metadaten. Nur mit dieser Beschreibung wird eine PDF/UA-Markierung in PDF/A Dateien zulässig und die PDF/A-Konformität kann erhalten bleiben.

Kann ich als Dienstleister für meine Kunden die Dokumente barrierefrei aufbereiten?

Technisch gesehen kann der Dienstleister das Dokument für den Document Owner mit den entsprechenden Informationen für PDF/UA anreichern, sofern die Struktur des Dokuments vorhersehbar ist und durch ein Regelwerk abgedeckt werden kann. Bei völlig unkontrollierten Dateien ist dies nicht möglich, und der Document Owner müsste die Dateien bereits aufbereitet übermitteln.

Bietet die SET Schulungen oder Workshops zur Erstellung barrierefreier Dokumente an?

Am 7. Juni 2024 fand ein Online-Workshop zu diesem Thema statt. Die nächste geplante Veranstaltung zum Thema "Barrierefreie Dokumente" findet am 7. November 2024 im Rahmen des POSY-OutputForums statt. Wenn Sie Interesse an einer Teilnahme haben, kontaktieren Sie uns gerne. Darüber hinaus stehen wir Ihnen jederzeit gerne für eine kostenlose Erstberatung zur Verfügung! Nutzen Sie für die Kontaktaufnahme gerne unser Kontaktformular.

Welche besonderen Anforderungen gibt es für Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumente hinsichtlich der Barrierefreiheit?

Auch Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente können so erstellt werden, dass in der Ausgabe barrierefreie PDF-Dokumente entstehen. Es gibt spezifische Anforderungen für die Erstellung barrierefreier Inhalte in diesen Formaten, wie die Verwendung von alternativen Texten für Bilder, richtige Strukturierung von Tabellen und Überschriften sowie die Sicherstellung der Tastaturnavigation. Microsoft Office integriert hierfür softwareseitige Unterstützung sowie Prüfungen resultierender Dokumente.

Wie sieht es aus mit verbilderten AFP-Dateien?

Wenn z.B. PDF-Object-Container in AFP-Dateien eingebettet sind, können diese PDF-Inhalte extrahiert und barrierefrei aufbereitet werden.  Anders sieht es beispielsweise dann aus, wenn in Rastergrafiken verbilderte Texte verwendet werden. In diesem Fall kann zunächst über POSY-TransformationManagement eine Umwandlung ins PDF-Format vorgenommen werden. Für PDF-Dateien ist es dann möglich, eine Texterkennung (OCR) durchzuführen und den erkannten Text in unsichtbarer Form in der entstandenen PDF-Datei zu hinterlegen. Anschließend kann das Ergebnis durch Hinterlegung von Strukturinformationen für eine barrierefreie Zugänglichkeit aufbereitet werden. Hier kommt unsere PDF zu PDF/UA Transformation unter Anwendung eines entsprechenden Regelwerks zum Einsatz.

Wie wird mit Worttrennung umgegangen?

Wenn eine Schriftart korrekte Zuordnungen für alle Zeichen hat, kann ein Zeilentrennzeichen als solches erkannt und das geteilte Wort als ein ganzes Wort für das barrierefreie Dokument betrachtet werden.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

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