ZaPuK: Die Zukunft der digitalen Kommunikation in der öffentlichen Verwaltung?
Föderiert, einheitlich, zukunftsfähig – Das sind die Vorsätze der Zielarchitektur für Postfach- und Kommunikationslösungen (ZaPuK). Durch das Projekt soll vor allem die vielfältige Landschaft digitaler Postfach- und Kommunikationslösungen in der öffentlichen Verwaltung konsolidiert werden.
Dabei kommen verschiedene komplexe Fragen auf: Wie kann eine föderierte Lösung für die digitale Kommunikation und Dokumentenverwaltung möglichst sicher gestaltet werden? Welche Rollen spielen Faktoren wie Usability, Datenhoheit und Maschinenlesbarkeit? Und: Wie lassen sich diese Kriterien miteinander effektiv vereinbaren?
Mit unserer langjährigen Fachkompetenz und Erfahrung als Experte für digitale Kommunikation konnten wir uns am Konsultationsprozess des Projekts beteiligen.
Das aktuelle Problem: Zu viele Postfach- und Kommunikationslösungen
Die Verwaltungsdigitalisierung schreitet voran. Noch steht für die öffentliche Verwaltung, Justiz und das Gesundheitswesen eine Vielzahl von digitalen Postfächern und Kommunikationslösungen zur Verfügung, zum Beispiel De-Mail, elektronischer Rechtsverkehr (eRV) oder ELSTER-Nachrichten.
Diese können zwar in variierenden Bereichen eingesetzt werden, doch für die Nutzenden – Bürgerinnen und Bürger, Behörden, private Organisationen und Unternehmen – kann die Menge an Portalen überwältigend und unübersichtlich werden. Verschiedene Zwecke erfordern die Anmeldung bei verschiedenen Portalen, die jeweils unterschiedliche Benutzeroberflächen aufweisen.
Zur variierenden Nutzererfahrung und großen Komplexität gesellen sich weitere Nachteile: die teilweise fehlende Verschlüsselung und Interoperabilität, erschwerte Anbindung für Behörden und die hohen Kosten für die Betreiber. Aus dieser Problematik ergibt sich der Bedarf für eine neue Lösung, die nun im Rahmen der Zielarchitektur für Postfach- und Kommunikationslösungen (ZaPuK) erarbeitet werden soll. Mit dem Vorhaben des IT-Planungsrats, der Föderalen IT-Kooperation (FITKO) sowie der Länder soll eine zukunftsfähige Zielarchitektur entwickelt werden, welche diverse Vorteile umfasst: eine einheitliche Usability, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, konsolidierte Infrastruktur sowie die Interoperabilität zwischen Bund, Ländern und Kommunen.
Warum eine föderierte Architektur angestrebt wird
Die gewünschten Veränderungen und Ziele legen eine föderierte Zielarchitektur nahe. Mit dem Föderationsansatz können mehrere Postfach- beziehungsweise Dokumentenportale mit jeweils unabhängiger Datenverwaltung unter einer gemeinsamen Nutzerschnittstelle bereitgestellt werden. Die Datenhoheit bleibt erhalten, Zugang (Login) und Benutzeroberfläche werden einheitlich. Dadurch lassen sich die Komplexität und der Aufwand für den Benutzer erheblich senken.
Die potenziellen Vorteile einer föderierten Architektur für den Benutzer spiegeln sich auch in den Ergebnissen unserer Umfragestudie zum Status von Dokumentenportalen (SDP-2) wider. Im Zentrum standen unter anderem Benutzer, welche den Zugang zu eigenständigen Dokumentenportalen als aufwändig bewerteten. Den Umfrageergebnissen nach war der Großteil der Teilnehmenden in dieser Kategorie bereit dazu, stattdessen eine föderierte Identität für Dokumentenportale zu nutzen. Dabei wurde der Aufwand bei der Verwendung eines föderierten Dokumentenportals als geringer eingeschätzt.
Bisheriger Stand des ZaPuK-Projekts
In Phase 1 des Umsetzungsprogramms der ZaPuK wurden die Kernanforderungen erfasst, bestehende Lösungen bewertet und darauf basierend die Version 1.0 der ZaPuK realisiert. Hierbei wurde das Matrix-Protokoll für Echtzeitkommunikation als Grundlage gewählt, um ein verschlüsseltes und föderiertes System mit verteilten Daten zu ermöglichen.
Aktuell befindet sich das Projekt in der Phase 2, welche sich unter anderem auf die präzise Ausarbeitung der Zielarchitektur und die Vorbereitung technischer Umsetzungswege konzentriert. Im Anschluss darauf wird voraussichtlich Phase 3 folgen, in der die technische Umsetzung und Migration bestehender Lösungen erfolgen soll.
Zudem fanden bereits zwei Runden der Konsultation über OpenCode statt, bei denen Expertinnen und Experten die Möglichkeit der öffentlichen Kommentierung und Diskussion bekamen. Auch wir als SET GmbH nahmen am Konsultationsprozess teil, um die Behördenkommunikation in Deutschland für alle Anwender zu verbessern. Dabei konnten wir wichtige Lösungs- und Verbesserungsvorschläge beisteuern.
Wird die ZaPuK die bestehenden Probleme lösen?
Die bisherigen Ergebnisse bei der Entwicklung der Zielarchitektur sind vielversprechend, doch mit Hinblick auf die Digitalisierung nehmen wir weiterhin potenzielle Mängel wahr, die effizienter gelöst werden könnten.
Browserbasierte Föderation
Das der Zielarchitektur zugrundeliegende Matrix-Protokoll ist zwar im Backend föderiert, im Frontend jedoch nur beim Einsatz eines speziellen Client-Programms, welches bei Bedarf zusätzlich installiert werden kann. Aufgrund des Aufwands und eventuell fehlenden Fachwissens ist nicht zu erwarten, dass Gelegenheitsnutzer einen solchen Client installieren. Dadurch werden die zuvor beschriebenen Vorteile der Föderation nicht vollkommen ausgeschöpft. Eine im Frontend föderierte Architektur würde zu einer verbesserten, einheitlichen Nutzererfahrung beitragen.
Eine mögliche Lösung dieses Problems stellt die browserbasierte Umsetzung der Föderation dar. Hierbei fungiert der Web-Browser als Zusammenfassungskomponente, über die der Benutzer vom eigenen Rechner aus auf die unterschiedlichen Postfach- und Dokumentenportale zugreifen kann. Demnach wird eine zentrale Komponente wie ein zentraler Server nicht benötigt. Die Datensouveränität wird weiterhin behalten, hinzu kommen eine gemeinsame Benutzeroberfläche und ein einheitlicher Zugang ohne die Notwendigkeit eines spezialisierten Programms.
Ein Beispiel für eine elektronische Postfachlösung mit einer browserbasierten Föderation ist die POSY-Postbox, welche die Verwaltung von Dokumenten über den Browser erlaubt – mit minimalem Aufwand und hoher Bedienbarkeit.
Maschinenlesbarkeit
Im Kontext der zukunftsfähigen Verwaltungsdigitalisierung sollte ein weiterer wichtiger Baustein berücksichtigt werden: die Maschinenlesbarkeit von Dokumenten und die dadurch begünstigte Automatisierung von Prozessen.
Digitale Dokumente sind maschinenlesbar, wenn ihre Daten so aufbereitet sind, dass sie nicht nur durch Menschen, sondern auch durch Softwareanwendungen gut verarbeitet und extrahiert werden können. Dafür sorgen zum Beispiel Semantic-Web-Technologien wie der RDF-Standard für PDF-Dateien.
Auch in Bezug auf die ZaPuK empfehlen wir, entsprechende Schemata für strukturierte Daten einzuführen und die Maschinenlesbarkeit von Dokumenten mithilfe von Metadaten zu erhöhen, um eine langfristig effiziente Behördenkommunikation zu gewährleisten.
Fazit
Viele Bürgerinnen und Bürger fühlen sich überfordert durch die beachtliche Anzahl verschiedener Postfach- und Dokumentenportale der öffentlichen Verwaltung, Justiz und des Gesundheitswesens. Nun soll die Zielarchitektur für Postfach- und Kommunikationslösungen diese bereits vorhandenen Portale in einer neuen föderierten Lösung vereinen, ohne auf die Datenhoheit und -trennung zu verzichten.
Um die Kriterien der Zukunftsfähigkeit, Einheitlichkeit und Bedienbarkeit zu erfüllen, ist es essenziell, dass auch Faktoren wie die Frontend-Föderation und Maschinenlesbarkeit bei diesem Vorhaben in Betracht gezogen werden.
Warum ist das Thema für Unternehmen wie die SET GmbH relevant?
Mit der ZaPuK werden sich die bisherigen Systeme für die digitale Kommunikation und das Dokumentenmanagement in der öffentlichen Verwaltung weitgehend verändern. Besonders für Unternehmen, die einschlägige Lösungen anbieten, geht damit ein möglicher Bedarf für Anpassung und Migration einher.
Als erfahrener und fortschrittlicher Software-Anbieter im Output-Management sind wir als SET GmbH auf derartige Entwicklungen eingestellt und leisten zudem einen wertvollen Beitrag, beispielsweise im Rahmen der öffentlichen Konsultationen. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass unsere Produkte und Lösungen den modernsten Standards entsprechen. Mit POSY sind unsere Kunden unabhängig vom Output-Kanal stets anpassungsfähig und zukunftssicher aufgestellt.
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