Workflow-System für das Multikanal-Output-Management

Das dokumentenbasierte Workflow-System zur optimalen Anbindung aller elektronischen Kanäle im Output-Management

Die digitale Transformation und rechtliche Rahmenbedingungen stellen Unternehmen im Bereich des Dokumentenmanagements und -versands vor viele Herausforderungen. Diese umfassen nicht nur den hohen Zeitaufwand und die Ressourcen, die für die manuelle Bearbeitung und den Versand von Dokumenten erforderlich sind, sondern konfrontieren die Unternehmen auch mit der Notwendigkeit, komplexe gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. 

Mangelnde Transparenz in der Verarbeitung: Unternehmen fehlt es häufig an Möglichkeiten, den Verarbeitungsstatus von Dokumenten effektiv nachzuverfolgen, was Unsicherheiten in der Kundenkommunikation zur Folge hat.

Fragmentierte Kommunikationsströme: Die Nutzung vielfältiger Kommunikationskanäle führt oft zur Zersplitterung der Kommunikationsströme, was Effizienzverluste, erhöhte Compliance-Risiken und Einbußen bei der Kundenzufriedenheit nach sich ziehen kann.

Komplizierte Abrechnung von Leistungen: Die genaue Erfassung und Abrechnung der Kosten für Dokumentenerstellung und -versand ist oft umständlich und wenig transparent.

Komplexe Prozesse und Regelwerke: Die Steuerung der Dokumentenerstellung bis zum Versand durch umfangreiche Regelwerke überfordert viele Unternehmen, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung von Gesetzesvorgaben.

Langsame Verarbeitung großer Datenvolumen: Die effiziente Verarbeitung großer Mengen an Dokumenten stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar, die zu Verzögerungen in der Kommunikation führt.

Schwierigkeiten bei der Anbindung verschiedener Systeme und Kanäle: Die nahtlose Integration in bestehende IT-Landschaften ist oft kompliziert und beeinträchtigt den Informationsfluss.

Ineffiziente Fehlerbehandlung: Fehler in der Dokumentenbearbeitung und -verteilung werden häufig spät erkannt und führen zu Verzögerungen sowie zusätzlichem Aufwand. Ohne ein Closed-Loop-Verfahren müssen alternative Versandkanäle für Rückläufer manuell angestoßen und schlimmstenfalls muss der gesamte Prozess durch die fehlerhaften Dokumente abgebrochen und neu gestartet werden. 

Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Unternehmen stehen vor der Herausforderung, gesetzliche Vorschriften, wie die Anbindung an spezielle Postfächer (z.B. das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach - eBO), zu erfüllen, die für eine rechtskonforme digitale Kommunikation essenziell sind.

Eine automatisierte Lösung für den Multikanalversand ist daher entscheidend, um sowohl die internen Prozesse zu optimieren als auch die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und eine hochwertige, konsistente Kommunikation mit Kunden und Partnern sicherzustellen.

POSY-DocumentWorkflow: Optimieren Sie Ihr Multikanal-Dokumentenversand

Unsere Lösung POSY-DocumentWorkflow hebt sich durch die Verarbeitung auf Einzeldokumentebene hervor, wodurch jedes Dokument individuell und mit höchster Sorgfalt behandelt wird. Unsere Software ist nicht nur hoch performant und kann bis zu einer Million Dokumente pro Stunde verarbeiten, sondern ermöglicht es auch, spezifische Anforderungen jedes einzelnen Dokuments zu berücksichtigen. Dies garantiert eine zielgerichtete Verarbeitung und Zustellung.

Der POSY-DocumentWorkflow bietet eine Reihe von Kernfunktionen, die ihn zur idealen Lösung für modernes Dokumentenmanagement und Multikanalversand machen:

Eine integrierte Benutzungsoberfläche erleichtert die Konfiguration, Überwachung und Fehlerbehandlung und ermöglicht somit eine intuitive und effiziente Kontrolle des gesamten Dokumentenflusses.

Durch die Verfügbarkeit von Plugins für eine Vielzahl von Kanälen – von E-Mail bis hin zu internen Portalen oder spezialisierten Postfächern wie eBO, digitale Kopien über die DPAG, das DocSafe-Portal und DE-Mail – bietet unser System umfassende Anbindungsmöglichkeiten.

Der POSY-DocumentWorkflow ermöglicht die kanalgerechte Erstellung von Druckdaten aus Nettodaten durch vielseitige Möglichkeiten bei der Einbindung von Formatierungen und Anreicherung mit Metadaten. Die Möglichkeit, elektronische Signaturen nahtlos zu integrieren, unterstreicht die Anpassungsfähigkeit unseres Systems an moderne Kommunikationsprozesse.

Es gibt verschiedenste Schnittstellen zum Einstellen von Dokumenten in den POSY-DocumentWorkflow. Über diese können Dokumente beispielsweise auch für den alternativen Postversand bereitgestellt werden, wenn der Versand über elektronische Kanäle fehlerhaft war.

Eine optionale Anbindung des Input-Managements ermöglicht eine perfekte Synchronisation der eingehenden mit den ausgehenden Dokumentenströmen und unterstützt eine unternehmensweite, konsistente Dokumentenkommunikation.

Mit dem POSY-DocumentWorkflow entscheiden Sie sich für eine Lösung, die nicht nur die Effizienz Ihrer Dokumentenprozesse steigert, sondern auch die Qualität und Zuverlässigkeit Ihrer Unternehmenskommunikation verbessert. Profitieren Sie von einer nahtlosen Integration, umfassenden Konfigurationsmöglichkeiten und der Sicherheit, dass Ihre Dokumente präzise und zeitgerecht ihre Ziele erreichen.

Kontaktieren Sie uns gerne, um zu erfahren, wie der POSY-DocumentWorkflow die Multikanalversandherausforderungen Ihres Unternehmens lösen kann!